ファイルの種別ごとに担わせる役目を決めておく

　文房具の場合、その役目はアイテムの種別ごとに明確に決まっている。名刺ファイルは名刺の保存に、手帳はスケジュール管理に、メモ帳はメモに、ノートはおぼえがきにと、目的とアイテム種別が明確に対応していることが多い。 　そこにいくと、パソコンファイルは複雑だ。Wordファイルは企画書にもレポートにもなるし、Excelだって、請求書から一覧リスト、事業の収益計算のために使うなどひとつのソフトのファイルですら、多目的だ。 　WordやExcelのようなソフトのファイルだと、だから特定の目的に使うのはむずかしい。 　そこで、こういう直接他人とやりとりするファイルとは違うソフトを、独自の目的で使うことを決めておくと便利だ。 　私の例でいうと、よく使うQXエディターは、自分で決めた拡張子を登録し、そこに書式などを含ませることができる。原稿の種類ごとに拡張子を変え、またアイコンを変更することで、どんなファイルか一目瞭然に区別できる。 　ファイルとして送るときには、テキストファイルとして保存しなおせば、問題ない。パソコンのファイルもこのようにちょっとした工夫で、役目を変え、アイコンを変えて使い分けることができる。