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2007年2月

2007/02/28

毎日やる習慣ありますか?

 毎日欠かさず行っている習慣はあるだろうか。それも、歯を磨く、食事をする、入浴する、寝るといった日常のことではなく、通勤、通学のようなあたりまえのプロセスでもない(※)。
 そうではなく、生活上の必要でもなんでもなく毎日やっていることはあるだろうか。もしあったとしたらそれによって何が変わっただろうか。

 私が毎日やっている習慣はこのBlogの更新だ。2004年に開始したこの舘神Blogも、昨年3月1日から毎日更新するものになった。365日欠かさず更新した。
 更新の時間はまちまちだった。夕方更新することもあった。また、毎日更新のBlogがさほど珍しくなくなっていることも知っている。

 それでも、手帳を中心としたテーマについて毎日記事を書いてアップしていくのは、新鮮な経験だった。決して出来のよい記事ばかりだとは思っていないが、いくつかの記事は、「システム手帳の極意」のもとになった。今後も同様のことはあると思う。
 また、読者のみなさまのコメントこそ、実は最大の収穫だったかもしれない。各記事について、記事本体よりも的確にテーマの本質を見抜いたみなさまのコメントは、本当に読んでいてありがたく、また楽しいものです。

 というわけで、舘神Blogは、本日で365日連続更新になりました。今後ともよろしくお願いします。

※ 筆者は通勤していない。またSOHOの人もそうだろう。だから必ずしも当たり前ではないが、

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2007/02/27

タスクの要素:優先順位、他との上下/包括関係、所要時間etcは、どうやったら見えるか

 前回のエントリーと前後するが、 タスクを構成する要素はいろいろある。他と比較しての優先順位がその一つ。また、他のタスクとの上下/包括関係もしかり。 想定所要時間も大切だ。他者に委任できるかどうか、締め切りなども、考える必要がある。

 こういうことは、タスクそれぞれを個別に考えていてもわからない。企画案なら企画案全体の計画を考え、 また他の企画案との関係の中から見えてくるものだろう。

 

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2007/02/26

タスクのリストアップ時には段取りと所要時間も計算する

 タスクをリストアップするとき、同時に配慮したいのが表題の点だ。それぞれのタスクについて、どのような段取りで進行するかも考え、 メモする。これは、言わばタスクを細分化することだ。次に細分化された部分のそれぞれについて所要時間を想定しておく。これは、 同時に処理にかける時間を区切ってしまうことでもある。要するに「その仕事はこれぐらいの時間の中で片づける」という目標設定でもある。

 また、所要時間の合計が、その日に使える時間よりも多くなることもあるだろう。そのときは、時間が許すのならば、 何らかのタスクを次の日に配置することになる。これをタスクのリストアップの時点でするのは、一日の終わりに、「まだこれが終わっていない」 とあわてるよりは、精神衛生上かなりいいだろう。

 ただ、タスクをリストアップするのではなく、以上のことも同時に考える。すると一日が充実したものになるはずだ。

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2007/02/25

リングの余裕を確保する

 システム手帳はそのバインダー構造によって、他のタイプの手帳では得られないいろいろなメリットを持っている。 それは読者の方も日々実感されていると思う。

 そして、このメリットを享受するために大切なポイントのひとつが、リングに余裕を確保することだ。 リフィルを詰め込みすぎてページがめくりにくくしてはいけない。常に余裕を持ってページをめくれるようにしておけば、まめに記入し、 アイデアを書き留め、また記入したことがらを見直そうと思うようになり、それが習慣になっていく。

 もしリングに余裕がないのなら、リフィルを減らすか、または大きなリング径のバインダーに乗り換えることを検討した方がいいだろう。

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2007/02/24

ケータイをデジタル腰リールにする方法

 現在発売中の「THE21」 3月号(PHP刊)に登場しています。

特集「仕事ができる人の情報収集&整理術」の中の「モバイル情報整理術5」がそれです。これを読めば、 あなたのケータイがデジタル腰リールになります。

 3月号の発売日は2月10日でした。お近くの書店やコンビニエンスストアで探してみてください。どうぞよろしくお願いします。

 

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2007/02/23

手帳にサイフの機能を加えるリフィルとは:私の案

 読者のメールから: 手帳にサイフの機能を加えるリフィルとはでは、やはり読者の方にコメントをいただき、回答していただいた。

 ここでは、システム手帳にサイフの機能を付け加える方法について、私の案を記しておこうと思う。それは、 EdyやSuicaなどの電子マネーのカードをバインダーのカード用ポケットに入れておくことだ。

 この方法は、リフィルを追加する必要がない=バインダーのリング径を意識しなくてすむ。そもそも小銭を入れないので、 リフィル部分に影響が出ない。カード用ポケットの有効活用にもなる。

 システム手帳にこだわらず、おサイフケータイにこれらの電子マネー用アプリをダウンロードして使うのもひとつの手だ。

 難点は、買い物をする全ての店でこれらの電子マネーが使えるわけではないことだろう。近所のスーパーや、八百屋、 惣菜屋などでは電子マネーに対応していないことの方が多い。

 ともあれ、手帳をもって出る範囲のお店がこれらの電子マネーに対応していれば、この方法を検討する価値はあると思う。

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2007/02/22

アイデア・インキュベーター

 アイデアはどうやったら孵化するか。そのために、必要なのはまずメモをとることである。 メモをとった時点ではそれがどんな形になるのかはわからない。でも、とりあえずとる。手書きでもいいし、ケータイの動画機能でもいい。 ボイスメモでもいい。まず記録する。

 これをたくさん繰り返す。すると大量にとったメモの中に、別の思いつきと結びつくことで形になりそうなものが出てくる。 これを企画書やメールなどの形で発信する。すると、アイデアがやっと形になる=孵化する。

 大切なのは、まずメモすること。忘れずにたくさんメモすることだ。メモしなければそれは卵にはならず、 すなわち孵化することもないからだ。

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2007/02/21

記憶のストレッチ

 手帳を使うと、おぼえておくべきことが減る。手帳のどこに書いておいたかだけ把握していればよくなるからだ。 必要になったら手帳の当該箇所をみればいい。そして、こういう手帳に蓄積した記憶は、たまにストレッチするのがいい。

 記憶のストレッチである。具体的には、古い情報は更新したり捨てたりする。 同じ内容でも自分の気分に合うように記述を変更するのもそれだ。時間の中を進んでいく自分にとって、その情報がよりフィットする形に、 文言を変えていくのだ。これが記憶のストレッチである。

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2007/02/20

問題が教えてくれるもの

 問題が教えてくれるのは、自分の現在地点である。

 問題を問題たらしめているのは、それが解決されていない状態であり、解決が容易でないことだ。簡単な問題ならばすぐ処理できる。 解決のための方法や手順が見えないものほど難問だ。そういうとき、問題は問題であることをやめようとしない。ただできるのは、 問題の全体を把握するようにして部分的に解決していくことだ。そうすると問題は徐々に小さくなってゆく。

 

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2007/02/19

幻リフィル通信:Bindexタックメモ

 '80年代のシステム手帳ブーム当時にはいろいろなリフィルが登場した。今回紹介するのもその当時のリフィルだ。「Bindexタックメモ」(No.432)というこの商品は、ご覧の通り、 2.6センチ×3.7センチのタックメモが2列×6段用意されているものだ。各タックメモにアイデアをどんどん書いてゆき、 別に用意された「クリエイティブペーパーボード」(No.425)の上に思考を整理しながらはってゆく。 そのことでアイデアを整理するための道具だ。

これらのツールは残念ながら現在では廃番になっている。それでも、これと同じようなことを現在もやっている方はいらっしゃるだろう。 当時のシステム手帳は、 発想法ツールとしても期待されていたことがわかるおもしろいリフィルである。

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2007/02/18

その日、その週の予定、いつたてますか?

 みなさんは、その日、その週の予定はいつたてているだろうか。理想的には、その週のあたま、すなわち日曜日にいろいろ考えて、 おおざっぱにでも予定を立てておくのがよい。そして、月曜日から金曜日(または土曜日)の朝30分ほどを使って具体的な段取りを考え、 また用意する。もちろん、抱えているタスクの予定表を勘案する。

 ただ理想的に行かないときがあるのもまた事実だ。というわけで、その日、その週の予定は、みなさんはいつ立てているでしょうか。 具体的な方法、使う道具(リフィル、手帳、ノートetc)などをコメントで教えていただけるとうれしいです。どうぞよろしくお願いします。

 

 

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2007/02/17

誰も知らないシステム手帳術募集!

 このBlogをごらんになっているみなさんへ

 誰も知らない、あなただけのシステム手帳術を教えてください。ご自分が考え、また誰にでもすぐできるような、 効果的なテクニックがあったら、是非とも披露していただきたく思います。そのことで、 このBlogをご覧になっている方の役に立つと思います。

 このエントリーにコメントしてください。また、コメントに際しては、以下のポイントを押さえていただけると助かります。・ 必要な道具 ・効能 ・具体的な方法 ・それをやって生活や仕事がどう変わったか

 どうぞよろしくお願いします。

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2007/02/16

アナログなものをデジタル化するには

 手書きのメモなど、アナログな情報をデジタル化するにはどうすればいいだろうか。書かれているのが短い文章だけなら、 キーボードで入力すればいいが、図解などが入っている場合は、そうも行かない。

 こんなときに便利なのは、Scansnapのようなスキャナーだ。 フラットベッド型とは違い、紙を挿入してボタンを押すだけで、ファイルが保存される。手書きの文字や図解などはイメージとして保存される。 要するに再編集は出来ないわけだが、それでも紙自体の紛失で情報が失われるよりは遙かにましだ。また、他のタイプのスキャナーと違い、 ファイル名を意識する必要がない。自動でファイル名が付けられて保存されるからだ。必要ならば変更すればいい。

 上記サイトでは、リフィルをスキャンして保存する方法も紹介されている。これは実は私も考えていた方法だったが、 もう少し工夫もできると思う。コレについてはいずれあらためて紹介することがあるかも知れない。

 もともとアナログなものを、編集の利便性などを含めた完全にデジタル化はすることは簡単にはできない。 Scansnapのような道具は、その点について大きな利便性を生んだ道具だと言える。

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2007/02/15

読者のメールから:手帳にサイフの機能を加えるリフィルとは

今回は「システム手帳新入門!」の読者からのメールを紹介する。「雨のち晴れ」さんからのメールは次のようなものだった (引用の許可はいただいている)。

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拝啓
>私は舘神さんのシステム手帳新入門!を拝読させて頂き、また今回このようなブロ
グあることを知ってメールしました。質問はシステム手帳に財布の機能を合体させた
いと思い、何かいいリフィルはないかと探している者です。
>何かよいお知恵があれば教えて下さい。またブログから確認させて頂きたいと思い
ます。
>因みにシステム手帳はファイロファックスのバイブルサイズです。
>宜しくお願いします。
>敬具
-----------------------------

ちなみにこの方のバインダーのリング径は13ミリから15ミリ程度。色やリフィルの銘柄にはこだわらないそうだ。 もしよいリフィルをご存じの方がいらっしゃったら、コメントで教えていただきたい。どうぞよろしくお願いします。

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2007/02/14

情報カードは明治時代からあった!

 昨日、打ち合わせした編集者の方から聞いた話である。情報カードは、明治時代にはすでにあったという。

 その方の話によれば、明治20年ごろの伊東屋のカタログにはすでに情報カードが掲載されていたらしい。情報カードの代表格である、 京大カードを世に知らしめた岩波新書の「知的生産の技術」が刊行されたのは、1969年のことだ。 同書の刊行によって京大カードは一躍その認知度を高め、知的生産というブームが起こったのは間違いない。

 ただそれ以前にも、情報カードは存在していた。研究者などが使うものだったらしい。現在ほど情報もメディアもない当時、 本当に一握りの人たちに使われていたのだろう。

 

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2007/02/13

メモリフィルの消費スピードを測ってみる

 罫線や方眼、無地などのメモ用リフィルの消費スピードはどれぐらいだろう。30枚入りのものを買ってきたとして、 それはどれぐらいの期間でなくなるのだろう。これを一度計ってみるとおもしろいかも知れない。 買ったものがなくなるまでにはどれぐらいかかるのか。

 アイデアマラソンのように、アイデアを出すことを習慣にしている人ならば、消費スピードが速ければ、 単位時間あたりのアイデアの数が多いことになる。補充のペースをつかむのにも役立つ。

 システム手帳のリフィルは、ついついいろいろなものを買い込んではだらだらと使うことになりがちだ。 数百円程度の投資が何を生んでいるかを、一度考えてみるのもいいかもしれない。

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2007/02/12

「リフィル作成術コツのコツ」その2

昨日の記事の続きです)

 この当時のシステム手帳専門誌「リフィル通信」の恒例企画のひとつに、「PleaseCopy」 と欄外に記されたオリジナルのリフィルフォーマットがあった。この企画はこの書籍にも登場する。そこからわかるのは、 当時と今のデータの管理に関する考え方の違いだ。

 書籍の口絵に用意されたオリジナルリフィルは、「プロジェクト管理」や「一日一様ダイヤリー」などに加え、「ビデオカード」がある。 前者は、録画したビデオの内容、テープの規格(VHSかβか)、録画モード(音声はステレオかモノラルかetc)などのスペックと、 再生時のカウンター、それに内容に関するメモを記入するようになっている。名人の手になるものだけあり、さすがに細かくよく考えられている。

 このリフィルからわかるのは、当時のシステム手帳のリフィルは情報カードの一種と捉えられていたことだ。このビデオカードなどは、 いわば図書館の蔵書カードの考え方を、ビデオテープに適用したものだと言える。

 現在では、ビデオテープは、動画の保存手段としてはややマイナーなものになりつつある。 またDVDレコーダーやパソコンのハードディスク上にファイルとして存在するケースもある。だからこの種のリフィルには出番はないだろう。

 動画のデータが物理的な形を持って存在しており、インデックスをつけて管理する必要があった。「リフィル作成コツのコツ」 という本の巻頭にあるこのリフィルからは、そんなことがわかるのだ。

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2007/02/11

「リフィル作成術コツのコツ」その1

 ブームは古文書から知ることができる。 「システム手帳新入門!」にもそのことは記した。今回は、'80年代のシステム手帳ブーム当時の古文書を取り上げよう。

 「リフィル作成術コツのコツ」(1988年 アスキー)だ。自作リフィルの達人、石井氏によるこの本は、リフィル作成とはなにか、 またその実践の方法を解説した書籍だ。コツのコツが「作成術」「コピー術」「改良術」「アイデア術」などの7章にわたって紹介されている。 刊行当時はまだパソコンが普及していなかったためか、「作成術」で語られる方法は、 手書きとインスタントレタリング的にワープロを使う方法を併用している。また大量の作成にはコピー機の利用が推奨されている。これは、 個人用のプリンターがまだ普及段階ではなかったからだろう。

(この項明日に続く)。

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2007/02/10

時間の密度が高い時代

 2007年現在の日本の生活とは、時間を短縮する方法があふれている。携帯電話にしろ、 メールにしろ20年ほど前には普通の人が誰でも使うようなことはほとんど考えられなかった。ところが今では、両方とも、 誰でも普通に使うものになっている。

 鉄道や航空機のような交通機関は、速度によって移動の時間を短縮し、人間の行動範囲を広げた。携帯電話やメールのような通信手段は、 すばやく確実に連絡できる点で、時間の節約に役立っている(もっとも常に束縛されているという逆説もそこにはあるが)。

 現代は、歴史上かつてないほど時間の密度が高くなっている時代なのかも知れない。

 

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2007/02/09

新しい手帳、うまく使えていますか

 2月も半ばにさしかかろうとしている。ずっと同じものを使っている人は別として、 今年用に買った手帳もそろそろ使い勝手がわかってくる頃だろう。綴じ手帳からシステム手帳に変えたという人は、 リングやバインダー構造にどうもなじめないという人もいるかも知れない。また、記入欄がなじまないとか、 紙質とペンの相性の悪さがわかったという人もいるかも知れない。

 いずれにせよ、手帳がなじまないのには原因がある。それは、上記のような理由もあるだろうし、罫線の間隔かもしれないし、 サイズかも知れない。そしてそろそろ4月始まりの手帳が店頭に並び始める頃だ。

 今の手帳を使いつづけたくないのなら、ここで思い切って買い換えてしまうのも手だ。 毎日使うものだから会わないものを無理矢理使うこともない。ただ、今の手帳がなぜ自分にあわないのか、まずその原因をはっきりさせよう。 そのことで、本当に自分にあう手帳がどんなものなのかがわかるはずだ。

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2007/02/08

書き心地の良さはなにで決まるか

 システム手帳の横罫リフィルに記入するとき、書き心地がよいと感じるためのファクターはいくつか考えられる。すぐに思いつくのは、 (1)紙質:インクの吸水性、裏写りのなさ、インクのなじみなど(2)罫線の間隔:何ミリか などのリフィルの側の問題だ。

 もう一つ、ペンの側の問題もある。とくに上記(2)との関係で考えられるのが、どれぐらい細かな文字を書くことが出来るか、だ。 一般にペンはペン先が細いほど細かな字を書きやすいと考えられる。また、軸(ボディ) もある程度細い方が細かな字を書くのに向いているだろう。ただ、罫線の間隔がさほど狭くなければ、そもそも細かい字を書く必要はない。

 罫線の間隔と、ペン先やボディの細さには、書き心地がよいと感じられるための相関関係があるような気がする。私の場合は、 よく使っている6ミリ罫のリフィルの場合、0.5ミリ程度のゲルインクのボールペンだと書き心地がよいと感じられる。このペンの軸の直径は、 約11ミリほど。グリップ形状やその素材などの要素もある(もちろん、この辺は個人の好みである)が、 複数のケースについて統計を取っていくと、その相関関係が見えてくるかもしれない。

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2007/02/07

問題解決の第一歩は、それを紙に書くこと

 解決すべき問題があるとして、それをどうにかしたい場合、最も簡単な最初のステップはそれを紙に書くことだ。問題は、 問題と自覚した時点で初めて存在を意識する。ただそのままでは、解決できない。頭の中にあるだけでは、それははっきり見えない。 原因や周辺の問題、具体的なアプローチなどを整理するためには、問題そのものを客観化することが必要だ。

 そのために、紙に書く。紙に書けばそれが見えるようになる。メモ用紙でもいいし、ノートでも手帳でもいい。 問題を文字として書き表すことで、物理的にもはっきり目に見えるようになる。そして、どうやったらいいか、そのためにとるべき手段、 解決のためのステップなども追記してゆく。逆に言えば、解決のためのステップを踏むためには、 まず第一段階として問題を紙に書き出すことが不可欠なのだ。

 紙に書くこととデジタルな手段を使うことの一長一短については、また別の機会に考えたい。

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2007/02/06

ブロードバンドデスクトップ

こんなサービスがはじまっているようだ。 これを使うと、インターネットに接続できるパソコンがあれば、一通りの仕事はできることになる。使い方によっては、 USBメモリーなどはいらなくなってしまうかも知れない。

 以前、YouOSについても触れたが、この種のサービスが出てくると、もはやパソコンは、 ネットの従属物でしかないのかも知れないとすら思う。

 

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2007/02/05

LifeHackには、「パソコンでムダに忙しくならない」方法もある

 最近、日経ビジネスオンラインというサイトのLifeHacksという連載をよく読んでいる。 そしてここに登場するかんがえかたは、意外に 『パソコンでムダに忙しくならない50の方法』に一脈通じることが多いと感じている。

 ここに登場している、「パソコンのカスタマイズはほどほどに」「パソコンのデスクトップを空にする」などは、 まさに私が同書で提案したことだ。

 もちろん、まったく同じではない。前掲サイトでは、その裏付けとして心理学上の知見が披露されている。解決の具体的な方法も違う。 ただそれでも、テーマや基本的な考え方には共通するところがある。

 これは偶然というよりは、必然であるように思われる。要するに本来仕事を効率的に進める道具であるはずのパソコンには、 非能率につながる落とし穴があり、それに対処する必要性を感じていたのは(当然のことながら)筆者だけではなかったということだろう。

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2007/02/04

デジタルで記述するメリット:デジタル的な支援を受けられる

 ノートやメモ帳などの紙にメモするのと、キーボードを使ってパソコンに入力し、ファイルとして保存することの違いのひとつが、 表題のことだ。

 このBlogも、IMEの一種であるATOKを使って書いている。ATOKにも、入力支援のためのさまざまな機能がある。たとえば、 同音異義語がある単語については、そのぞれぞれの意味を表示する。そのことで、 文中における漢字の選択をより確実かつ正確なものにしてくれる。

 これは、パソコン登場以前には、人間がその頭の中で記憶と知識、言葉に対する理解をふまえて、自分で判断してやっていたことだ。 ところが、パソコンが登場してこのような機能が出てきた。 人間はキーボードを通じてイマジネーションを入力することに注力できることになった。

 入力間違いやタイプミス、それにせっかく表示された同音異義語の意味の取り違えによる間違いなどはある。要するにパソコンは、 人間の手助けをしているにすぎない。それでも、文章を書く上での大きな助けになっていることに違いはない。

 そして、こういうパソコンの有形無形のアシストがあることで、紙に書かれるメモは、 下書きとしての役目が大きくなっているのかも知れないとすら思う。この点いかがだろうか。例によって皆様のご意見など伺えれば幸いだ。

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2007/02/03

音声メモの可能性

 携帯電話やICレコーダーを使った音声メモの可能性については、このBlogでも何回か触れている。 今回はこの音声メモの可能性を考えてみたい。

 そのひとつは、暗闇の中でも記録できることだ。とくにICレコーダーなどで、録音と停止のボタン操作さえ指がおぼえていれば、 ほとんど光のないところでもアイデアなどを記録できる。紙のメモ帳や手帳にペンでメモするときには、こうはいかない。

 これはデジタルだからというよりは、むしろ音声の記録という、手段ゆえのメリットではある。ただそれでも、 こういう可能性はICレコーダーなどにはあるわけだ。

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2007/02/02

ふせんを一時インデックスとして使う

 システム手帳で、ふせんを一時的にインデックス代わりに使うことができる。これはやっている人も多いだろう。

 具体的には、メモならメモをしたページを、あとで参照したいようなときに、そこにふせんを貼っておくのだ。ふせんには、 メモの内容なりを記しておく。そのふせん以降のリフィルには、そのメモに関連する情報やアイデアを蓄積してゆく。

 こうやっていくと、やがてインデックスに格上げしたくなる項目もでてくるだろう。その一方であまりふくらまないものもある。 いずれにせよ、「まだ、インデックスをたてるほどでもないな」というアイデアやメモについて、一時的な蓄積をするためにはこの方法は便利だ。

 もっともやりすぎるとふせんだらけになってしまい、見苦しい。また古いふせんが意味もなく貼り付いている状態もあまり美しくない。 この方法を使うときには以上のようなことにも注意しよう。

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2007/02/01

ふせん、色わけして使ってますか?

 ふせんは、手帳と組み合わせても便利なツールだ。このことは誰でも知っていると思う。さてでは、ふせんのそれぞれの色に、 意味を持たせて使っているだろうか。

 たとえば、黄色は緊急、青はペンディング、ピンクは連絡先 などのように、だ。

 こういう色分けは、それなりに便利そうだが、私は以下の理由でやっていない。それは、色ごとに意味を持たせると、 常に全ての色のふせんを用意しておかなければならなくなるからだ。

 その一方で、意味づけしてあれば、何となく便利になるような気もする。

 みなさんは、ふせんを色分けして使っていますか?

 

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