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2006年5月

2006/05/31

CD Bootable OpenOffice.org

CD Bootable OpenOffice.org  は、 その名の通り、 CDから起動して利用できる、マイクロソフトオフィス互換のソフトだ。このソフトは、 USBメモリーなどにもインストールして利用できるようだ。必要な空き容量は200MB以上と条件がやや厳しいが、 それさえ満たせば利用できる。

 薄型のUSBメモリーなどを手帳に入れて活用する提案は、 「システム手帳新入門!」でも 「システム手帳の極意」でも触れた。そして、このオフィス互換ソフトを利用すれば、データや通信関連ソフトに加え、 オフィス関連ファイルを外出先のパソコンで編集できるようになる。手帳に入れるUSBメモリーの空き容量に余裕があれば、 是非インストールしておきたい。

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2006/05/30

カードポケットになにをいれるか

 システム手帳のバインダーにはカードポケットが付いている。バインダーのサイズにもよるが、筆者が使っているものには表と裏、 合計4カ所ある。現状では、ここにはほとんど何も入れていない。わずかに「ロマンスカーClub」というカードが入っているだけだ。

 バインダーの使い方にもよるが、手帳としての機能しか持たせていない人は、ここにはクレジットカードなどは入れていないだろう。 また、サイフなどの機能を持たせている人は、ここに各種カードが入っているかもしれない。その中には、 Felicaのようなものも含まれるだろう。

 みなさんはここに何を入れていますか。

 

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2006/05/29

カードサイズのUSBメモリー

 グリーンハウスからカードサイズのUSBメモリーが発売になっている。これ がその製品だ。 カードサイズなので、カード用リフィルにも収納できるかもしれない。クリアポケットには簡単に入りそうだ。ラインナップは、128MB、 256MB、512MBの3種類。色も、黒とシルバーが用意されている。USB2.0への対応や、 Windows,MacOSの双方に対応しているのは、現在では常識的なスペックだろう。

 システム手帳を使っている人で、USBメモリーの購入を考えている人にはこれも購入候補として検討するといいかもしれない。

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2006/05/28

データ保存の場所と方法

 デジタルデータを保存する場所と方法にはいろいろある。そしてそれぞれに向き不向きがあると思える。 たとえばデータを共有するのなら、LAN上またはWeb上のネットストレージがいいし、 自分しか使わないデータならばパソコンのハードディスクに保存するのがいい。外付けのハードディスクはバックアップ用か。

 CD-RやDVDは、保存の必要はあるが頻繁には使わない/参照しないものだろうか。簡単に捨てられるのもメリットだ。 ハサミで切ってプラスチックゴミとして捨てれば、データの再生はほぼ不可能だろう。

 USBメモリーや各種メモリーカードは、データの受け渡しに適している。また、 ノートPCとデスクトップPCの両方で同じデータを使いたいようなときにも使える。双方にメモリーカードリーダーを用意しておけば、 カードの差し替えだけでデータのやりとりができることになる。

 

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2006/05/27

「新入門!」なくして「極意」なし

  「システム手帳新入門!」の発売後、amazonには「内容が古い」などのレビューが出た。 これは一面では正しい。なぜなら、これはあくまで入門書であり、入門書故にオーソドックスかつ普遍的なことをめざしたからだ。

 ただ同時にパソコンと携帯電話が普及している現状に鑑み、あるいは目標実現系手帳の登場をどう考えるかも最低限押さえた。 そうやってできたのが「~新入門!」である(その意味では古いばかりではなく、時代をふまえた内容にしたつもりだ)。

 そして今回の 「システム手帳の極意」は、この「新入門!」があればこそ成立したものである。一通りの基本を押さえてあったからこそ、 それをベースとして、新しい発想、自由な発想ができたのだと思う。、“型”をおさえたからこそ、“型破り”もできたということか(この辺、 武道に詳しい島村様のフォローが欲しいところではありますが)。

 「~極意」は書店の分類としては、“ビジネス書”というジャンルに入る。だがその内容は、おおよそビジネス書とはかけ離れている。 ビジネス書には絶対書いていないようなことも多く含まれている。 見出しの付け方や本文の表現の一部には残念ながら筆者としての意志を最後まで反映させられなかった部分も多々ある (校正に入れたアカが反映されなかったためだ)。それでも「~極意」は、今までにない手帳の本であるという自負がある。 どうぞ書店で手にとってご覧ください。

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2006/05/26

古文書の楽しみ

  『システム手帳新入門!』のコラム、「ブームの古文書」では、'80年代のブーム当時の刊行物を簡単に紹介した。 古文書のチェックは、今もやっている。おもしろさのひとつは、基本的な仕組みはまったく同じ道具が、 '80年代という違った環境で、 どう使われているかを知ることだ。それはたとえば、考古学者が古代遺跡に優れた技術を発見し「我々以前にこんな優れた文明があったのか」 と驚く、そんな感じだ。

 そういうおもしろさを味わうことは主眼ではない。実際には、当時の刊行物に記された知恵、 テクニックで今でも使えるものがあるかどうかのチェックしている。結論から言えば、現在でもそのまま応用できる事柄はあまりない。 とくにパソコンとの連動テクニックなどは、環境が違いすぎるために、ほとんど参考にならない。

 それ以外のものでは、たまに参考になるものはある。ただし、 そういったものはここで紹介することはあっても自分の著作には紹介しない。げんに、 「システム手帳の極意」には、そういうものは全くだしていない。逆に、そこからどれだけ離れたもの、 違うものが出せるかを考えるようにしている。

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2006/05/25

「頑張る日本の文房具」発売になります

 ロコモーションパブリッシングから、 「頑張る日本の文房具」が発売になります。

この本は、日本国内のメーカーの文具をテーマにその魅力を余すところなく紹介した本です。コクヨや、ミドリ、オート、ぺんてる、 三菱鉛筆など国内主要メーカーの代表的な製品にスポットを当てています。

 執筆陣も充実しています。[取材ライター(敬称略 登場順)]
和田哲哉(ステーショナリープログラム)、加藤明典(フリーライター)、納富廉邦(『iPod  Fan Book』 著者)、大谷和利(マッキントッシュエバンジェリスト)

そして、私も日本能率協会マネジメントセンターの「Bindex」について書いています。

 一読者としての個人的な感想を言えば、編集者のセンスが抜群です。タイトル、見出しの付け方は本当にベストです。

  「システム手帳の極意」ともどもよろしくお願いします。

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2006/05/24

「システム手帳の極意」発売です

  「アイデアも段取りもきっちり整理 システム手帳の極意」(技術評論社)が発売になります。 この本は、 「システム手帳新入門!」(岩波書店)の続編にあたります。「~新入門!」 はシステム手帳に関する基本的な情報をもう一度押さえることを重視していました。それは、 発刊当時にはシステム手帳の基本的な使いこなしに関する情報がほとんどなかったからです。

 今回の 「~極意」は、前作をふまえた応用編です。デジタルデータをそのまま挟む方法や、 QRコードの活用方法、リングに手が当たる問題の解決方法など、システム手帳を使っている方ならばどなたにも役立つ内容が満載です。

 また、とくにパソコンとの連動術も類書にはないこの本だけの特徴です。 パソコンを活用した自作リフィルの作り方やその応用でここまで踏み込んだ本は過去にないという自負があります。また、コラムでは「PDAとはなんだったのか」についての考察や、知られざるシステム手帳主演映画の話、 さらに現時点で考え得るシステム手帳の未来像についての大胆な提案もあります。

 お近くの書店でどうぞお求めください。またamazonをご利用の方は上記リンクを、bk1の方は、こちらでお願いします。

 ではみなさま、よろしくお願いします。

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2006/05/23

夢に日付を

 昨日放送された「カンブリア宮殿」 (テレビ東京)のゲストは、渡邊美樹氏だった。そう、あのDate yourdream手帳を作ったことでも知られる和民の社長だ。

 もちろん、件の手帳も出てきたのだが、番組もおもしろかった。この番組は視聴者を交えて収録され、その様子は、 上記サイトで見られるらしい。昨日放送分の収録模様は、5月27日に放映されるらしい。

 なお、Date your dream手帳については、近日刊行の新刊に詳しくレビューした。それについては、 また後日詳しく記する予定だ。

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2006/05/22

新リフィル通信 番外編

 リフィルとは、システム手帳だけのものではない。ボールペPICT0017ンの替え芯などもリフィルと呼ばれる。そして今回紹介するのは、そのボールペンのリフィル。 以前のエントリー 「一本のペンで夢 は必ずかなう」で紹介した、OHTOのマルチペン用の黒インクのリフィルだ。

 型番は、R-4C7NP(84円 税込み)。このマルチペンの特徴は、 ペン先がニードルポイントと呼ばれる同社独自の細いタイプになっていることだ。それ故、手帳に細い字を書くのに向いている。 ニードルポイントについては、この本に詳しく書いたので興味のある方は、 参考にして欲しい。

 ニードルポイントに限らないが、ボールペンは落としてペン先を痛めてしまうと、ボールのホールド部が潰れたり、 インクの出が悪くなったりして、使えなくなってしまう。だが、そいうときでも、リフィルを交換すれば、また使えるようになる。 ものを大切にする意味でも、気に入ったものを長く使い続けた方がいい。そういうときに、この替え芯のリフィルは役に立つ。

 ボールペンの中にはこのように、替え芯が別売で提供されているものも多くあると思われる。 自分の使っているボールペンのリフィルを調べておくとインクがなくなったときに役立つだろう。

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2006/05/21

手書きメモ、音声のメモ

 手書きのメモと音声のメモの違いを考えてみたい。

 手書きのメモは、以下のような特徴がある。まず見直すのが楽だ。判読可能な程度に丁寧に書くことが条件になるが、 メモは一目で見渡せる。少なくともバイブリサイズのリフィル一枚程度の量ならばすぐに見て内容を把握できる。次に、記入には時間がかかる。 漢字がわからなかったりすることもあるかもしれない。3つめには図形やイラストなども記入しておける。

 音声のメモの場合、とるのには手書きほど時間がかからない。ただ見直す(=聞き直す)のには時間が必要だ。 それがICレコーダーであろうと、テープレコーダーであろうと、録音時間と同程度の時間が必要だ。再生速度を上げるのにも限界はあるだろう。 当然のことながら、図形などの記録には向かない。

 なお、以前のエントリー、 「紙の瞬発力、デジタルの瞬発力」も参考になるかもしれない。興味のある方はご覧ください。

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2006/05/20

メールの限界

 今回はメールの話です。

 メールは一般にはスピードがあり、記録が残る優れた伝達手段だと思われている。だが、実は思われているほどには、便利ではないのではないか。

 たとえば、直接の対面や電話では、やりとりは同時かつ双方向だ。そして1通のメールではやりとりは完全に同時ではなく、それ自体としては一方通行である。また返事が返ってくることが原理的に保証されていない(直接の対話や電話では、問いかけに対する返事はたいていすぐだ。)。

 だからメールは、相手に同意を確認したり、説得したりすることに向いていない。 確認や説得には同時かつ双方向のやりとりが不可欠だと思えるからだ。これは自分が言ったことに対しての相手の反応がすぐにわかり、それに対処できる、直接の対話や電話にしかできないことなのかもしれない。

 このようなメールの欠点は、実はまだあまり知られていないと思える。ただ、上記のようなことを感じた経験はだれにでもあるのではないか。皆様の経験などあったら教えていただきたい。よろしくお願いします。

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2006/05/19

新リフィル通信 その10

 方眼リフィルは各社からいろいろなタイプが発売されている。ここで紹介するのは、Bindexの 「インフォメーション メモ(方眼)No.421」(30枚入り 263円(税込み))だ。 このリフィルの特徴は、上部にタイトル欄とメモ欄が用意されていることだ。このことで、 記入する図やイラストが何のメモなのかが明確にわかる。またナンバー欄にくわえ日付欄があるので、 記入した日付をきちんと記録するのに便利だ。

 リフィルの色はクリーム色。また罫線は薄い印刷色になっており、目に優しく、記入しやすくなっている。図やイラスト、 簡単な表などを、ただメモするだけではなく、きちんとした記録として管理するのにはとてもよくできたリフィルだと言える。

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2006/05/18

手帳術の目的

 いわゆる手帳術の目的は、時間を有効に使うことだ。そして、手帳術以外にも時間を有効に使うための手段はあると思える。たとえば、 根気とか、素早い決断力とか集中力などだ。計画の立案能力などもそうだろう。また健康であることも大切だ。しょっちゅう風邪をひくようでは、 仕事に差し支えるだろう。

 当然のことだが、こういうものは、おそらく手帳術そのものの中からは出てこない。およそ世の中の手帳術と呼ばれる本は、 その手帳術さえ実践していればいいような印象がある。だがその手帳術を実践してうまくいった人には、手帳術以外の部分で、 集中力なり根気なり才能なりもあったのだと思う。そのことを忘れてはならない。

 手帳術を実践すれば手帳をうまく使うことはできるだろう。だが、手帳だけではどうにもならない部分もあるのである。

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2006/05/17

ラベルの代わりにふせんをつかう

  「インデックスにインデックスを」のエントリーでもPICT0038 少し 触れたが、ふせんはラベル代わりにも使える。その内容がよく変わったり、それ自体に記入するのは不便だったり、 不可能だったりする場合に、ふせんに記入して貼っておくと便利だ。

 たとえば、領収書などを封筒や袋のリフィルに入れておく場合、その内容を直接リフィルに記入すると、 そのリフィルは再利用できなくなってしまう。ここでフセンに内容を記入して貼れば、 フセンをはがすだけで封筒や袋のリフィルは何度も利用できる。また、袋のリフィルがビニールのような、 鉛筆やボールペンでの記入が出来ないようなものではとくに便利だ。

 

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2006/05/16

インデックスにインデックスを その2

 今回は前回の続きです。

 インデックスにインデックスを付けていくと、不要なリフィルが明確になってくる。 便覧なら何のために綴じてあるか考えなくてもわかる。だが、メモのインデックスを使うと次のことがわかる。どんなメモがいつからあるか、 その中で意味なく居座っているリフィルがどれなのかがあきらかになるのだ。ちょっとしたメモ書きのみであり、 しかも古くなっているようなアイデアのメモなどは、システム手帳の中にわざわざ綴じておく必要はない。

 その逆に、今も育ちつつあり、追記やリフィルの追加がなされているようなアイデアは、 一つのインデックスを与える必要が出てくるかもしれない。

 こういうメモの要不要の見極めもシステム手帳を使う上では大切なことだ。

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2006/05/15

インデックスにインデックスを

 インデックスのリフィルは、システム手帳を便利に使う上で不可欠のものだ。このインデックスのリフィルに、 見出しを付けておくと便利だ。たとえば、「便覧」のインデックスには、地図や路線図、時刻表が入っていたら、「地図、路線図、時刻表」 と書いておくのだ。また、インデックス用紙に直接書かない方がいい。大きめのポストイットが便利だ。こうすれば、 便覧に追加や変更があったときにもすぐに対応できる。

 こうしておくと、手帳の各インデックスにどんな情報、メモが書かれているかがわかる。足りないものや重複しているものもわかる。 システム手帳は整理しないと何が書かれているか把握しにくい。その欠点を補う上でも実行したい。

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2006/05/14

リフィルの型番

 リフィルにはみな、型番がある。そしてそれはリフィル自体に書いリフィル型番てあることが多い。手元にリフィルがあったら確認して欲しいのだが、 たいていは右側に綴じたときの上の3つの穴と下の3つの穴の真ん中に、「KNOXBRA IN 501-01」 のように、メーカー名と型番が書かれている。

 ただ、メーカー名やブランド名しか書かれていないリフィルもある。また、まったく何も書かれていないものもある。 こういうものはパッケージの袋を保存しておけば、補充のときに便利だろう。

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2006/05/13

ノートとメモ帳/メモ用紙との違い

 ノートとメモ帳/メモ用紙では、それぞれを使うときに前提としている書く事柄の量に決定的な違いがあると思える。すなわちノートは、 ある一定以上の長い分量の事柄を書くために使う。これに対してメモ帳やメモ用紙は、走り書きだったり覚書だったりといった、 いわゆるメモとしてのほんの少しの量の情報だ。

 つまり道具の大きさ(または扱いやすさ)は、目的によって異なる。メモ用紙はノート的に使うのには向いていない。 その逆にノートをメモ用紙的に使うのにはムリがある。このどちらのことも考えるまでもなく当然のことだ。 そしてノートやメモ帳/メモ用紙を私たちがつかうときには、このことを暗黙に意識しながら道具を選んでいるといえる。

 もうひとつ記しておこう。メモ帳やノートは紙を綴じた構造により、1冊を一つの完結した単位として扱う傾向があるといえる。 これは切って使い捨てられてしまうメモ用紙や、一枚を一つの情報の単位とする情報カード/システム手帳のリフィルと根本的に異なることだ。

 

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2006/05/12

アナログな記録手段

 前回の続きを考えてみたい。まず情報の保存形態としてどんな種類・形態があるかリストアップしてみよう。

 アナログ:メモ用紙メモ帳ノート手帳システム手帳のメモリフィル情報カードポストイット

 デジタル:テキストファイル、PDFファイル、Word/Excelなど各種Officeのファイルetc

 デジタルの各種ファイルについては、おそらくテキストファイルとPDFファイルが汎用性の点で他のファイルよりもぬきんでている。 それ以外については、あげていくときりがないので割愛した。

 アナログから考察していこう。上に挙げたアナログの情報保存形態は、それぞれ特徴が異なる。 メモ用紙は最近流行のロディアのようなものだ。要するに天の部分がノリで綴じてある。 メモしたものは一枚ずつ切って利用できる。誰かに手渡したり、買い物のメモとして切って持ち運ぶのに便利だ。反面、 保存したり再利用したりするのにはあまり向いていない。これはメモ用紙の紙がもともと薄く耐久性がないからだ。 一時的な記録のための手軽な手段といえる。

 メモ帳は、メモをノート型に綴じたものであり、小型のノートとも言える。 メモ用紙的にも使えるし、保存も可能だ。紙が綴じられているので、記入した内容は自ずから時系列に並ぶことになる。 要するに常に最新のページを意識する必要がある。

 ノートは、B5サイズ程度のもので、 メモ用紙やメモ帳よりも記入できる面積=紙の大きさが大きい。会議や取材の記録などに使われる。内容が時系列的に並ぶ点はメモ帳と同じだ。

 情報カードは、厚みがあり保存を前提として考えられた記録手段だ。 一枚ごとに日付とタイトルを記入し、続けてメモや覚書、アイデアや観察の結果などを記録する。 この記録の蓄積を研究などに役立てることが情報カードの役目だ。記入した日付で時系列的に並べることができる。

 ポストイットは、以上のアイテムの中では、メモ用紙と情報カードに似ていると言えそうだが、 その範疇にとどまらない。なにより裏面にノリが付いているため、上記のどのアナログアイテムとも連動できる。 ポストイット相互を照らし合わせて、組み合わせやアイデアの編集などもできる。その性質上保存にはあまり向かないが、 一時的な記録方法としては優れている言える。

 システム手帳のリフィルもまた、以上のアイテムの特徴を兼ね備えている。 一枚ずつ使えばメモ用紙だが、バインダーに綴じればメモ帳的になる。A5サイズならばノート代わりにも使えるだろう (バイブルサイズはその点、記入面がやや小さくノート代わりにはならない)。 さらに日付とタイトルさえ入れておけば情報カード代わりにもなる。

 アナログな記録アイテムについては以上だ。デジタルな記録形態と記録アイテムについても追って考察したい。

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2006/05/11

情報カードからPDFファイルまで

 情報カードからPDFファイルまで、情報を記録し保存する方法にはいろいろあり、特性も異なる。 一例を挙げると情報カードはパソコンのなかった時代には、ノートや手帳にはない複数のメリットを持つ記録手段だった。長期間の保存に耐え、 複数カードの組み合わせによって発想ツールとして使うこともできる点などがその美点だ。

 だが、パソコンとネット全盛の現代から見ると、デジタルデータでないことが大きなデメリットと感じられる。 さてではデジタルであれば何でもいいかと言えばこれも違うと思える。たとえば、自分のパソコンのハードディスクに保存されているのと、 Webストレージで複数メンバーに共有されているのとでは、その意味が違ってくるだろう。何でも共有すればいいわけではないから、 Webストレージは万能とは言えない。だが、共有すべきものは、できるだけ共有しておいた方がいいのもまた事実だ。

 このように、データの保存には、a.デジタルかどうか、b.(デジタルだとして) 共有されているかどうか の2つの大きな区分があると思える。そして、それぞれにメリットとデメリットがあると考えられる。 これもいずれまとめて体系的に考えてみたい。

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分業か兼業か

 分業兼業といっても仕事のことではない。小型デジタル機器における役割分担のことだ。 現在ほとんどの人が複数の小型デジタル機器を携帯していると考えられる。その筆頭は言うまでもなく、携帯電話だ。 メールの送受信とWeb閲覧を主要な機能としつつ、カメラ機能や決済機能、定期券、 テレビなど今ではおおよそ考え得るほとんどの機能を内蔵しているこの機器は、現在では日本人の2人に1人が持っていると言われている。

 これとは別に、iPodなどの音楽プレーヤーを持っている人もいるだろう。 iPodの操作性やポッドキャスティングなどのサービスは、やはりそれ以前のデジタル音楽プレーヤーとは一線を画するものである。

 さらに人によっては、電子辞書も持っているだろう。最近では液晶がカラーになったり、発音の音声再生機能を持つものもあるという。

 以前のエントリーでも書いたが、要するに最近では小型デジタル機器は、 かつてPDAが担っていた役割をどんどん単機能化し高機能化している。そのことで、 音楽プレーヤーでもあり電子辞書でもあったPDAは操作性や価格、製品としてのキャラクターの明解さの点で割を食ってしまっていると思える。

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2006/05/10

PIMと手帳の違い

 PIMと手帳の違いを考察してみよう。大きな違いの一つは、PIMがファイルへのリンクをはれることだ。こうすることで、 PIMを起動してからすぐにファイルを開くことができる。たとえば、「マイドキュメント」のフォルダにある「報告書」 というファイルにリンクを貼っておけば、すぐに作業に取りかかれる。いちいちファイルの所在を探さなくてもいい。 手帳には同じことはできない。これは、PIMでは、スケジュールやタスクと、 仕事に使うファイルを同じパソコンの中に保存していることが多いからだ。

 逆に言えば、紙の手帳に書かれているタスクや仕事の手順などは、すべておぼえがきやメモ以上の意味を持たない。“「報告書」を編集” とタスク記入欄に書いたとして、そこには、「報告書」というファイルを探す手順が暗黙の了解として含まれていることになる。

 この点は紙の手帳がおそらく克服できない。工夫できるとしたらそれは、 パソコンのファイルをできるだけ見つけやすいフォルダに置いておくことだけだ(※)。

 ※Googleデスクトップ検索を使う手もあるが、いちいちファイルを検索するのは、非能率的だ。

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2006/05/09

なぜメールのタイトルに結論を書くべきか[PR]

 メールを巡ってはさまざまなルール、定説、マナーがある。その一つが、「タイトルには結論を書く」というものだ。さてでは、 なぜ結論を書かなくてはいけないのか。理由の一つは、相手に素早く判断してもらうため である。結論がタイトルに書いてあれば、 本文にその詳細を記すことになる。だから本文にも自ずから注意が促されるわけだ。

 その逆に曖昧なタイトルであれば、本文を読むのが面倒になる。 本文のどこに結論が書いてあるか探しながら読まなくてはならないからだ。

 タイトルに結論を書くべき理由はほかにもある。詳しくは私の 「仕事のパソコン再入門」を参照して欲しい。よろしくお願いします。

 ※ 今回から、私の著書の紹介記事のタイトルには、末尾に[PR]とつけることにしました。 もともとこのBlogは、とくにアフィリエイトもGoogleアドセンスなども使っておりません。また、『システム手帳新入門!』 を補足するblogという位置づけであり、情報は無償で公開されているものです。そのためたまに、 このように自著の紹介をさせていただくことがあります。これは一人でも多くの人に私の本を読んでいただきたいという考えでしていることです。 この点については、あらためてご理解いただきますようお願い申し上げます。

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2006/05/08

手帳が仕事のじゃまをする?

 手帳が仕事のじゃまをすると感じたことはないだろうか。気になることがたくさんあり、それは手帳に書いていない。だから、 書いていないという事実とその内容が気になってしまう。これが“手帳が仕事のじゃまをする”ことの真相だ。 そういうときは、 手帳に徹底的に予定なりタスクなりを書き出すしかない。

 気になっていることは徹底的に洗い出して書き出したしまうのがいい。そうすることで、 少なくともその件については忘れてもいいことになる。また、書き出したことで新たに思い出したり思いついたりすることがある。 それもその時点で書いてしまうことだ。

 こういった一連の作業をするには、ある程度の時間が必要になる。筆者の場合は、15~30分ぐらいだろうか。 そのための時間をスケジュールとしてきちんと確保しておくこともまた大切である。

 

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2006/05/07

データの置き場所

 データの置き場所/記録場所は、現時点においては以下の3つに大別できると考えられる。すなわち、1.手帳やノートなど、 アナログで自分にしか見られない場所。2.パソコンやPDAなど、ローカルだがデジタルな保存形態。 必要に応じてすぐにメールなどで誰か/どこかに情報を送信できる。 3.BlogやWebストレージなど公開や共有がやりやすい場所 の3つだ。

 1.は完全に私的な情報の管理に向いている。2.や3.のように共有や伝達には不向きだが、 その必要がないような情報を保存しておくのに最適だ。検索システムはないが、 もともとストレージとしての容量はさほど大きくないので必要もないだろう。2.は1.のデジタル版と考えればいい。ただ、 手帳やノートと違ってデータをカンタンに移動/複写できる。また検索もカンタンであり、何より大量に蓄積できる。 3.は保存するとすぐに公開/共有される。また一部blogやWebストレージには公開範囲を限定する機能もあり、コントロール可能だ。 ふつうのWebページもここに含めてもいいかもしれない。BlogやWebページはネットに接続している万人の検索対象になりうる。

 以上はあくまでも試論の域を出ない。これについてもひきつづき考えていきたい(←なんか最近こういう結論が多いような・・・)。

 

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2006/05/06

ポストイットの便利さ

 ポストイットの便利さの一つは、1枚に1項目の仕事やタスク、アイデアなどを記入し、 他のポストイットとの並べ替えや順位付けなどができることだ。

 筆者はこれまで、ポストイットを使ったタスクの管理やアイデアの整理は、すべてパソコンでできると思っていた。 とくにアウトラインプロセッサを使えば、複数項目の優先順位付けなどは、ポストイットよりも遙かに便利ではないかと考えていた。

 確かにパソコンならばキーボードから高速に入力でき、マウスやカーソルキーの操作で順位の変更などもカンタンにできる。ただ、 当然のことながらその一つ一つに手で触ることはできない。また、直接手帳などに貼ることは、パソコン上の文字には絶対できない。

 要するにポストイットは最小の情報カードであり、そのダイレクト性においてパソコンとはまったく違う次元にある道具だと言える。

 しかも情報カードと違って、裏面にのりが着いているので貼ったりはがしたりがカンタンだ。これは、 ここに書かれた最小単位の情報をカンタンに他に移せることを意味する。紙に書かれた情報は、 書かれたノートや手帳から別の場所に動かすことがむずかしい。だがポストイットは、そこに書かれた情報の移動がカンタンだ。それ故、 他のポストイットとの関係を見たり、ある場所から別の場所に貼りなおすことが可能になっている。例によってこの項目もひきつづき考えていく。

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2006/05/05

映画になった手帳

 以前のエントリーでも書いたように、ファイロファクスは映画の主役になっている。「ファイロファクス トラブル手帳で大逆転」 がそれだ。これは、あの 「ミニミニ大作戦」(原題は“THE ITALIAN JOB”)に匹敵することなのではないか。「ミニミニ大作戦」は、ローバー・ ミニ(当時は、BMCかな)が主役的に活躍するピカレスクアクションだ。

 要するに両方とも特定の工業製品を主役、または主役級の存在としてとらえ、 それが原因で起こる/それが可能にするアクションやドラマとして成立している。ただ、特定の工業製品にこだわるあまり、やや普遍性に欠け、 多くの人に知られることなく隠れた佳作扱いされている。これも2つの映画に共通することだ。

 「ファイロファクス トラブル手帳で大逆転」は、そういう意味でも実に興味深い映画だ。ただ「ミニミニ大作戦」は、最近マーク・ ウォールバーグ(やはりリメイクの「猿の惑星」にも出演)主演で再映画化されている。「~トラブル手帳で大逆転」は、 リメイクされる可能性はかなり低いような感じがする。せめてDVD化されてもいいとは思うのだが。

 

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2006/05/04

タスク密度

 このblogでタスク密度という尺度が提案されている。 要するに単位時間あたりのタスクの数のことだ。そして、よく知られているようにシステム手帳では、マンスリー、ウィークリーに加え、 デイリーリフィルがあり、一日の中の予定をより細かく記述できる。おそらくタスク密度が高ければ、 より細かい記入欄を持った手帳が必要になる。そしてそういうときに、デイリーリフィルは役に立つだろう。

 手帳の記入欄はその点で、棚と棚板に似ている。大きな棚でも、棚板が少なければ、 いくつもの種類のものを整頓して入れるのには向かない。棚板が多ければ、一つ一つのスペースは小さくなっても、多くのものを入れられる。 実際には、時間は連続しているので、棚板の位置を変更して、大きなスペースや小さなスペースを作り、 そこにものを入れていくことになるのだろう。

 このタスク密度と棚の問題も、まだまだ考慮の余地がありそうだ。ひきつづき考えていきたい。

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2006/05/03

データの種類でツールが決まる

 これは、前回の記事 「手帳に向くもの向いていないもの」の続きです。

 手帳は常に持ち歩いてたまに参照することができる。そういう役目のものはかつては手帳しかなかった。 そして最近ではPDAや携帯電話も同じような位置づけの道具として認知されてきている。

 手帳とPDA、携帯電話/スマートフォンには持ち歩いて参照する道具という役目が期待されているわけだが、 データの種類によって向き不向きがある。たとえば、前回のエントリーで触れた住所録などは、データの変更追記があるため、 紙よりはデジタルの方がいい。参照されるデータは一度に一件であることがほとんどだと思われるから、 携帯電話などの小さな画面でもいいだろう。

 地図などはある程度大きな範囲を見たい。その意味では、手帳にあったほうが便利だ。携帯電話でも地図サービスはあるが、 画面が小さい。

 また、同じデジタルといっても、内蔵/カードなどの記憶媒体の情報の参照が中心になるPDAと、 インターネットの情報を参照できる携帯電話/スマートフォンとでは使い勝手が微妙に異なる。

 以上、おもいつくままにざっと書いてみたが、この項についても追ってきちんと整理していきたい。ご意見があれば教えてください。 よろしくお願いします。

 

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手帳に向くもの向いていないもの

 手帳で管理するのに向いているものとそうでないものがある。電話番号や住所録は、携帯電話やPCで管理するのに向いている。 『システム手帳新入門!』にはそう書いた。これらの情報は、変更や修正、追加が多いからだ。

 ただ、同じ電話番号や住所であっても、変更が少ないもので頻繁に使うようなものは、紙の手帳で管理してもいいかもしれない。 思いつくままにあげると、宅配便の集荷業者の電話番号などがそれだ。こういうものは外出先よりはむしろ固定電話のある場所で使う。 だから携帯よりは、手帳のほうが向いているかもしれない。

 つまり、同じ種類のデータであっても、どこで使うのか、また更新の頻度などによって、 何で管理するのがベストなのか違ってくるわけだ。住所録や電話番号に限らず、こういう例はほかにもあるように思える。 この件についてはひきつづき考えていく。

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2006/05/02

前後を整理する

 スケジュールの前と後を整理しよう。前とは過去の反省、後とは未来の計画である。 反省とは自分が過去にやった事柄の手順や中身を吟味し、改良の余地を見つけることだ。未来の計画は、これから自分がやる事柄の子細を検討し、 手順を詰め、準備をすることだ。

 この前と後の整理ができていれば、今がすっきりする。過去に失敗した事実があっても、ただくよくよするだけではなく、 今後同じようなことがあった場合にはどうすればいいかが、わかっているので悩まなくていい。また、未来のことについても、 やったことがないからといたずらに不安になることはなくなる。現時点で見えないことは何か、経験がないことは何かを明らかにするだけでも、 ストレスはなくなる。

 この前と後の整理をやるのに、連休ほどいいタイミングはないのではないだろうか。私もやってみます。 ひきつづき皆様のご意見もよろしくお願いします。

 

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2006/05/01

時間のコストパフォーマンス

 時間にもコストパフォーマンスがあるはずだ。時間の投入に見合った効果を最大にするためにはどうすればいいか。 これは例外なく時間が限られた(いつかは死ぬ)人間にとって大切なことのはずだ。能率が上がるときに大切な仕事をするのは、 時間をできるだけ有効に生かすための知恵であり、その裏には、この「時間のコストパフォーマンス意識」が働いている。

 だからたとえば、連休だからといって、車で出かけるのは「時間のコストパフォーマンス」的には効率が悪い。よく知られているように、 連休は、その始まりと終わりには、道路は渋滞する。せっかく高速で移動できる車の特性が生かされず、燃費も悪くなる。 何より単位時間あたりに起こることが少なく、楽しくないだろう。もちろん、連休にしか休めないという人はいらっしゃるだろう。 そういう方はやはり道中も混まないような穴場を狙うことになるのだと思う。

 人の流れが集中する期間に、人が多く集まるところに行くのは、時間のコストパフォーマンス的には、時間対効果の効率が悪い。 そうではなく、たとえば、たまっていた未読の本を読んだり、 手をつけられなかったやっかいな整理ごとに着手するといったことをするのはどうだろう。そうすれば、 連休としての高揚感や遊びの楽しさは少なくても、日々の生活の充実にはつながる。 これもコストパフォーマンスの高い時間の使い方と言えないだろうか。

 それともこのエントリーは、連休に出かけない私自身のエクスキューズだろうか(苦笑)。

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